Visma Netvisor [FI]

Pipedrive Visma Netvisor -sovelluksen asennus- ja käyttöohjeet sekä julkaisuhistoria

Yleistä

Pipedrive Netvisor -sovellus mahdollistaa laskujen luonnin Netvisoriin suoraan Pipedrive kaupalta, jolloin vältytään tiedot syöttämiseltä ja ylläpidolta useassa eri järjestelmässä.

Sovelluksen ominaisuudet ovat:

Asennus ja käyttöönotto

Asennus ja käyttöönotto

Ennen aloitusta

Ennen aloitusta huomioithan että asennuksen, käyttöönoton ja asetukset voi tehdä vain Pipedrive käyttäjä, joka on Yleinen pääkäyttäjä:


image.png

Tarvitset myös pääkäyttäjätasoisen pääsyn Netvisoriin ohjelmistorajapinnan tunnuksia ja luvitusta varten.

Asennus ja käyttöönotto

Netvisor ohjelmistorajapinta

Netvisor ohjelmistorajapinnan tunnusten luonti

Siirry Netvisorin päävalikosta kohtaan Ohjelmistorajapinta ja tunnisteet:

image.png

Luo uusi rajapintatunnus painamalla Luo uusi rajapintatunnus:

image.png

Kopioi uuden rajapintatunnuksen Käyttäjätunniste ja Avain talteen, tarvitset niitä asennuksen yhteydessä:

image.png


Netvisor ohjelmistorajapinnan käytön salliminen

Siirry Netvisorin päävalikosta kohtaan Rajapintaresurssien oikeudet:

image.png

Valitse ensin Räätälöidyt integraatiot, syötä hakukenttään Pipedrive Netvisor sovelluksen tunnus “999EC565BBD0E9B3DD5C02E62E248D58” ja paina Hae:

image.png

Varmista että Integraation otsikkona lukee “Zimple Oy / Pipedrive”.

Salli seuraavat, ja vain seuraavat, käyttöoikeudet muuttamalla niiden kohdalla liukusäädin kohtaan Sallittu:

Asiakastiedot:

Tilaukset ja laskut:

Tuotteet:

Maksuehdot:

Huomaathan että kuvasta on rajattu pois ne käyttöoikeudet joita ei tarvita:

image.png

Asennus ja käyttöönotto

Pipedrive sovelluksen asentaminen

Siirry osoitteeseen https://www.pipedrive.com/en/marketplace/app/netvisor/1a6fdf42b58f3f4d


Aloita asennus valitsemalla Install now:


image.pngimage.png

Lue ja hyväksy sovelluksen vaatimat käyttöoikeudet. Jatka painamalla Allow and Install


image.png

Hetken kuluttua avautuu Pipedrive Netvisor sovellukseen ohjattu käyttöönotto

Asennus ja käyttöönotto

Käyttöönotto ja asetukset

Sovelluksen käyttöönotto ohjaa sinut tarvittavien vaiheiden läpi. Ennen jatkamista sinun tulee hyväksyä sovelluksen käyttöehdot.

Ohjelmistorajapinta

Syötä tässä ohjeessa mainitut Netvisor rajapintatunnukset niille varattuihin kenttiin. Lisäksi sinun tulee syöttää organisaatiosi Y-tunnus sille varattuun kenttään:

image.png

Jatka painamalla Seuraava

Tietolähteet

Tietolähteiden määrittäminen on tärkeä osa sovelluksen käyttöönottoa. Tietolähteiden valinnat määrittävät mikä järjestelmä vastaa minkäkin tiedot ylläpidosta ja oikeellisuudesta.

Asiakkaat

Määritä missä asiakastietoa hallitaan:

image.png

Pipedrive

Mikäli tietolähteeksi valitaan Pipedrive, Pipedriven organisaatiot ovat määräävä laskutusasiakkaan tieto. Tässä tapauksessa Pipedriven organisaatioille on täytettävä kaikki laskutusta varten tarvittavat tiedot (esim. Y-tunnus, verkkolaskuosoite, laskutussähköposti, laskutuskieli jne.).

Mikäli laskutusasiakasta ei löydy Netvisorista laskua luotaessa, luodaan Netvisoriin automaattisesti uusi laskutusasiakas Pipedriven tiedoilla. Laskutusasiakkaan haussa käytetään Pipedriven organisaation ja Netvisorin laskutusasiakkaan Y-tunnustietoa. Kts. myös kohdat Tietokentät sekä Y-tunnuksen muoto

Koska sekä Netvisorissa että Pipedrivessä on mahdollista luoda useita organisaatioita samalla Y-tunnuksella sovellus tarkastaa laskua luotaessa että Pipedriven kauppaan liitetyllä organisaatiolla on yksilöllinen Y-tunnus Netvisorissa, muussa tapauksessa laskun luonti estetään.

Jos tarvittavia tietoja puuttuu laskua ei voida lähettää ennen kuin tiedot on täydennetty Pipedrivessa. Mikäli asiakas löytyy jo Netvisorista asiakastiedot päivitetään tarvittaessa vastaamaan Pipedriven tietoja. Huomaathan siis, että mahdolliset Netvisorissa tehdyt asiakastiedon muutokset korvautuvat uuden laskun luonnin yhteydessä Pipedriven tiedoilla niiden tietojen osalta jotka määritetään kohdassa Tietokentät.

Huomaathan, että kaikkia Netvisorissa olevia asiakastietoja ei voi määrittää Pipedriven tietojen kautta. Näitä ovat mm. asiakasryhmät, oletusmyyjät, oletusmaksuehdot jne. Nämä tarkentavat tiedot ovat edelleen täydennettävä Netvisorissa.

Manuaalinen

Mikäli tietolähteeksi valitaan Manuaalinen asiakastietoa on ylläpidettävä manuaalisesti sekä Pipedrivessa että Netvisorissa eikä asiakastietoa automaattisesti luoda tai päivitetä kummassakaan järjestelmässä. Ainoa laskun luonnin kannalta oleellinen organisaation tieto Pipedrivessa on tässä tapauksessa Y-tunnus, jolla etsitään laskutusasiakasta Netvisorista. Kts. myös kohta Tietokentät.

Mikäli laskutusasiakasta ei löydy Netvisorista Pipedriven organisaation Y-tunnuksella, laskun lähettäminen estetään kunnes asiakas on luotu Netvisoriin. Katso myös kohta Y-tunnuksen muoto

Koska sekä Netvisorissa että Pipedrivessä on mahdollista luoda useita organisaatioita samalla Y-tunnuksella sovellus tarkastaa laskua luotaessa että Pipedriven kauppaan liitetyllä organisaatiolla on yksilöllinen Y-tunnus Netvisorissa, muussa tapauksessa laskun luonti estetään.

Tuotteet

Määritä missä tuotetietoa hallitaan:

image.png

Pipedrive

Mikäli tietolähteeksi valitaan Pipedrive, Pipedriven tuotteet ovat määräävä tuotetietolähde. Laskua luodessa sovellus tarkistaa löytyykö Netvisorista Pipedriven tuotetunnuksella vastaavaa tuotetta. Mikäli tuotetta ei löydy luodaan uusi tuote automaattisesti Netvisoriin Pipedriven tuotteen tiedoilla. Näin ollen kaikilla tuotteilla joita halutaan välittää sovelluksen kautta laskutukseen Netvisoriin tulee olla myös tuotetunnus, muussa tapauksessa laskun luonti estetään ennen kuin tiedot ovat päivitetty.

Mikäli tuote löytyy jo Netvisorista, päivitetään Netvisorin tuotetiedot tarvittaessa Pipedriven tiedoilla. Huomaathan siis, että mahdolliset Netvisorissa tehdyt tuotetiedon muutokset korvautuvat uuden laskun luonnin yhteydessä Pipedriven tiedoilla niiden tietojen osalta jotka määritetään kohdassa Tietokentät

Koska sekä Netvisorissa että Pipedrivessä on mahdollista luoda useita tuotteita samalla tuotekoodilla sovellus tarkistaa laskua luotaessa että tuotteilla joita ollaan laskuttamassa on yksilöllinen tuotekoodi Netvisorissa, muussa tapauksessa laskun luonti estetään.

Huomaathan, että kaikkia Netvisorissa olevia tuotetietoja ei voi määrittää Pipedriven tietojen kautta. Näitä ovat mm. tuoteryhmät, varastotiedot jne. Nämä tarkentavat tiedot ovat edelleen täydennettävä Netvisorissa.

Netvisor

Mikäli tietolähteeksi valitaan Netvisor, Netvisorin tuotteet ovat määräävä tuotetietolähde. Tuotetiedot synkronoidaan Netvisorista säännöllisesti (tunnin välein) Pipedriveen. Synkronointi kattaa uusien tuotteiden lisäämisen ja olemassa olevien päivittämisen, mutta ei tuotteiden poistoa.

Synkronoinnissa huomioidaan vain tuotteet jotka ovat merkitty Netvisorissa myyntituotteiksi:

image.png

Koska sekä Netvisorissa että Pipedrivessä on mahdollista luoda useita tuotteita samalla tuotekoodilla sovellus tarkistaa synkronoinnin yhteydessä että tuotteilla on yksilöllinen tuotekoodi kummassakin järjestelmässä. Mikäli päällekkäisiä tuotteita havaitaan nämä ohitetaan synkronoinnissa ja sovelluksen pääkäyttäjää informoidaan sähköpostitse asiasta.

Huomaathan että Pipedrivessa tehdyt tuotetiedon muutokset korvautuvat aina synkronoinnin yhteydessä Netvisorin tiedoilla.

HUOM! Käyttöönoton päätteeksi tuotetietojen synkronointi aloitetaan automaattisesti. On suositeltavaa käydä sekä Netvisorin että Pipedriven tuotelistaukset läpi ennen synkronoinnin aloittamista jotta vältytään ei-toivotuilta muutoksilta. Jos et halua aloittaa synkronointia heti, valitse jokin toinen tuotetietolähde. Voit muuttaa asetuksen myöhemmin.

Laskua luotaessa sovellus tarkistaa löytyykö laskutettavat tuotteet Netvisorista Pipedriven tuotteiden tuotetunnuksella. Mikäli tuotetta ei löydy laskun lähetys estetään. Tässä tapauksessa on ensin varmistettava että tuote on luotu Netvisoriin ja synkronointi on valmis. Voit käynnistää tarvittaessa synkronoinnin manuaalisesti.

Manuaalinen

Mikäli tietolähteeksi valitaan Manuaalinen tuotetietoa on ylläpidettävä manuaalisesti sekä Pipedrivessa että Netvisorissa eikä tuotteita automaattisesti luoda tai päivitetä kummassakaan järjestelmässä. Tuotteiden vertailu tapahtuu tuotetunnuksella, joten tämä tieto on pakollinen kummassakin järjestelmässä.

Mikäli tuotetta ei löydy Netvisorista Pipedriven tuotteen tuotetunnuksella, laskun lähettäminen estetään kunnes tuote on luotu Netvisoriin.

Koska sekä Netvisorissa että Pipedrivessä on mahdollista luoda useita tuotteita samalla tuotetunnuksella sovellus tarkastaa laskua luotaessa että Pipedriven kauppaan liitetyllä tuotteella on yksilöllinen tuotetunnus Netvisorissa, muussa tapauksessa laskun luonti estetään.

Kun olet määrittänyt tarvittavat tietolähteet, voit jatkaa valitsemalla Seuraava

Tietokentät

Tietokenttien asetuksissa määritetään mitkä Netvisorin tietokentät vastaavat Pipedriven tietokenttiä, ja toisin päin. Jotkin tiedot ovat aina vaadittuja sovelluksen toiminnan varmistamiseksi, joidenkin osalta voit itse määrittää onko tieto vaadittu vai ei.

image.png

Käyttöönoton helpottamiseksi voit joidenkin kenttien kohdalla luoda Pipedriveen automaattisesti uuden tietokentän valitsemalla Luo uusi:

image.png

Harmaalla pohjalla merkityt kentät ovat Pipedriven vakiokenttiä joita ei voi muuttaa.

HUOM! Osa tässä ohjeessa mainittujen tietokenttien valinnoista ei ole näkyvissä riippuen tietolähteiden asetuksista.

Asiakas (Organisaatio)

Laskutusasiakkaan tietokentät koskevat Pipedrivessa kaupalle liitetyn organisaation ja laskutettavan kaupan tietokenttiä:

image.png

Asiakkaan nimi

Aina pakollinen jos asiakastietolähteenä on Pipedrive. Pipedriven organisaation vakiokenttä

Asiakkaan osoite

Aina pakollinen jos asiakastietolähteenä on Pipedrive. Pipedriven organisaation vakiokenttä

Y-tunnus

Aina pakollinen. Voit valita minkä tahansa olemassa olevan organisaation tietokentän joka on joko numero- tai tekstimuotoinen.

HUOM! Numeeristen kenttien käyttö ei ole suositeltavaa, sillä mikäli asiakkaan Y-tunnus olisi esimerkiksi 01234567 poistaa Pipedrive tallennettaessa etunollan ja Y-tunnus jää muotoon 1234567

Luo tarvittaessa uusi kenttä valitsemalla Luo uusi, anna kentälle kuvaava nimi ja Tallenna:

image.png

Asiakkaan maakoodi

Aina pakollinen jos asiakastietolähteenä on Pipedrive. Tulee olla yksi vaihtoehto -tyyppinen tietokenttä, jonka arvot ovat englanniksi muodossa “Maan nimi - Maakoodi”, esim. “Finland - FI” tai “Sweden - SE”.

On suositeltavaa luoda uusi tietokenttä painamalla Luo uusi, antamalla tietokentälle kuvaava nimi ja painamalla Tallenna. Luotava tietokenttä sisältää valintoina kaikki maailman maat:

image.png

Vaikka valintoja on paljon, Pipedrivessa tietokentän käyttö on helppoa hakutoiminnon ansiosta.

Laskutuskieli

Aina pakollinen jos asiakastietolähteenä on Pipedrive. Tulee olla yksi vaihtoehto -tyyppinen tietokenttä, jonka vaihtoehtoina ovat “FI”, “SE” ja “EN”. On suositeltavaa luoda uusi tietokenttä painamalla Luo uusi, antamalla tietokentälle kuvaava nimi ja painamalla Tallenna. Luotava tietokenttä lisää valinnoiksi tarvittavat kielet:

image.png

Yhteyshenkilö

Voidaan määrittää pakolliseksi. Pipedriven kaupalle liitetty yhteyshenkilö. Netvisor laskulla yhteyshenkilön nimi asetetaan Viitteemme -kenttään.

Laskutustiedot

Laskutustiedon tietokentät koskevat Pipedrivessa kaupalle liitetyn organisaation tietokenttiä:

image.png

Laskutustiedoissa on oltava valittuna aina pakolliseksi joko Laskutussähköposti TAI Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuoperaattori, mikäli asiakastietolähteenä toimii Pipedrive. Jos haluat käyttää valinnaisesti jompaa kumpaa (eli laskua luodessa riittää että jommat kummat tiedot on syötetty), valitse ylin sinisellä pohjalla oleva vaihtoehto Käytä mitä tahansa laskutustietoa…

Verkkolaskuosoite

Ehdollisesti pakollinen jos asiakastietolähteenä toimii Pipedrive. Mikäli Verkkolaskuosoite valitaan pakolliseksi tiedoksi, myös Verkkolaskuoperaattori on vaadittu tieto. Voit valita minkä tahansa olemassa olevan organisaation tietokentän joka on tekstimuotoinen.

Luo tarvittaessa uusi kenttä valitsemalla Luo uusi, anna kentälle kuvaava nimi ja Tallenna:

image.png

Verkkolaskuoperaattori

Ehdollisesti pakollinen jos asiakastietolähteenä toimii Pipedrive. Mikäli Verkkolaskuoperaattori valitaan pakolliseksi tiedoksi, myös Verkkolaskuosoite on vaadittu tieto. Voit valita minkä tahansa olemassa olevan organisaation tietokentän joka on tekstimuotoinen.

Luo tarvittaessa uusi kenttä valitsemalla Luo uusi, anna kentälle kuvaava nimi ja Tallenna:

image.png

Laskutussähköposti

Ehdollisesti pakollinen jos asiakastietolähteenä toimii Pipedrive. Voit valita minkä tahansa olemassa olevan organisaation tietokentän joka on tekstimuotoinen.

Luo tarvittaessa uusi kenttä valitsemalla Luo uusi, anna kentälle kuvaava nimi ja Tallenna:

image.png

Tuotteet

Tuotteiden tietokentät koskevat Pipedriven kaupan tuotteiden tietokenttiä:

image.png

Kaikki tuotteiden tietokentät ovat Pipedriven vakiokenttiä. Kaikki kentät ovat aina vaadittuja, paitsi tuotteen huomautus, jonka pakollisuuden voi määrittää. Huomaathan, että vaikka esim. Alv % ja Alennus % ovat näennäisesti aina vaadittuja, niihin hyväksytään arvo 0, joka on samalla myös näiden kenttien vakioarvo mikäli kenttä jätetään Pipedrivessa tyhjäksi.

HUOM! Pipedriven kaupan tuotteelle määritelty yksikköhinta tulee olla veroton, eli tuotteelle annettu verotieto ei sisälly tuotteen yksikköhintaan. Kun lasku luodaan Netvisoriin käytetään aina Pipedriven tuotteen hintaa verottomana hintana, ja sen päälle lasketaan Pipedrivessa tuotteelle annettu vero. Sovellus ei myöskään huomioi Pipedriven kaupan tuotteelle mahdollisesti määritettyä kestoa, pelkästään yksikköhinnan, määrän, alennus- ja veroprosentin. Kts. myös kohta Usein kysytyt kysymykset

Jatka valitsemalla Seuraava

Lisäasetukset

Laskun tyyppi

Sovellus tukee sekä Myyntilaskun että Myyntitilauksen luomista Netvisoriin. Valitse kumpaa haluat käyttää oletuksena kaupan Netvisoriin toimitettavana muotona:

image.png

Kts. myös Usein kysytyt kysymykset

Ilmoitukset

Valitse haluatko lisätä kaupalle jolta lasku luotiin aktiviteetin tai muistiinpanon, josta ilmenee laskun loppusumma ja päivämäärä. Jos valitset aktiviteetin, sen tyypiksi määritetään aina Tehtävä. Jos et halua luoda kaupalle kumpaakaan, valitse Ei mitään.

Voit lisäksi lähettää ilmoitussähköpostin jokaisesta onnistuneesta laskun luonnista. Jos haluat syöttää useamman osoitteen erottele ne puolipisteellä, esim. “tero.testaaja@yritys.fi;tiina.testaaja@yritys.fi”:

image.png

Y-tunnuksen muoto

Joissain tapauksissa saattaa olla tarpeellista olla huomioimatta muita kuin numeerisia merkkejä Y-tunnuksen muodossa Pipedrivessa. Valinta Älä huomioi muita kuin numeroita y-tunnuksessa toimii siten, että jos esimerkiksi Pipedriven asiakkaan Y-tunnus on muodossa “12345678” mutta Netvisorissa saman yrityksen Y-tunnus on muodossa “1234567-8” sovellus tulkitsee näiden olevan sama yritys:

image.png

Huomaathan, että vaikka kyseinen asetus olisi päällä ei Netvisorissa asiakkaan Y-tunnusta päivitetä. Edellisen esimerkin mukaisesti asiakkaan Y-tunnus säilyisi edelleen Netvisorissa muodossa “1234567-8” ja jäisi ennalleen myös Pipedriveen muodossa “12345678”

Jatka valitsemalla Seuraava

Asennuksen viimeistely

Mikäli et valinnut tuotetietolähteeksi Netvisoria asennus on valmis ja saat seuraavanlaisen ilmoituksen, voit aloittaa sovelluksen käytön:

image.png

Mikäli valitsin tuotetietolähteeksi Netvisorin sovelluksen käyttöönotto jatkuu tuotetietojen synkronoinnilla Netvisorista Pipedriveen. Riippuen tuotteiden määrästä tässä voi kulua useita minuutteja:

image.png

Kun tuotetiedot on synkronoitu asennus on valmis ja saat seuraavan ilmoituksen, voit aloittaa sovelluksen käytön:

image.png

Asennus ja käyttöönotto

Asennus kaikille käyttäjille

Pipedrive Netvisor sovellus on henkilökohtainen, eli jokaisen käyttäjän on asennettava sovellus itselleen. Asetuksia ei kuitenkaan tarvitse määrittää uudelleen, vaan nämä ovat organisaatiokohtaisia.

Siirry osoitteeseen https://www.pipedrive.com/en/marketplace/app/netvisor/1a6fdf42b58f3f4d

Aloita asennus valitsemalla Install now

image.pngimage.png

Lue ja hyväksy sovelluksen vaatimat käyttöoikeudet. Jatka painamalla Allow and Install

image.png

Kun asennus on suoritettu näet seuraavanlaisen ilmoituksen ja voit aloittaa sovelluksen käytön:

image.png

Käyttöohje

Käyttöohje

Laskutusta varten vaaditut tiedot

Ennen kaupan laskutukseen lähetystä varmista että olet syöttänyt kaupalle ja sille liitetylle organisaatiolle tarvittavat tiedot. Tarvittavat tiedot riippuvat sovelluksen asetuksista, pyydä tarvittaessa apua Pipedrive pääkäyttäjältä.

Huomioita kaupan tuotteista

Määritä kaupalle laskutettavat tuotteet:

image.png

HUOM! Pipedriven kaupan tuotteelle määritelty yksikköhinta tulee olla veroton, eli tuotteelle annettu verotieto ei sisälly tuotteen yksikköhintaan. Kun lasku luodaan Netvisoriin käytetään aina Pipedriven tuotteen hintaa verottomana hintana, ja sen päälle lasketaan Pipedrivessa tuotteelle annettu vero. Sovellus ei myöskään huomioi Pipedriven kaupan tuotteelle mahdollisesti määritettyä kestoa, pelkästään yksikköhinnan, määrän, alennus- ja veroprosentin. Kts. myös kohta Usein kysytyt kysymykset

Huomioita organisaation osoitekentästä

Jos asiaksatietolähteeksi on määritetty Pipedrive on kaupan organisaatiolle lisättävä osoite. Osoitekenttänä käytetään Pipedriven vakio osoitekenttää, joka perustuu Google Maps -hakuun.

Osoitetta syötettäessä on suositeltavaa että ehdotettu osoite valitaan kentän tarjoamasta listasta:

image.png

Mikäli kyseessä on esimerkiksi PL-osoite jota ei löydy Google Maps haulla, tulee osoite syöttää kahdella pilkulla eroteltuna seuraavasti: Osoite, Postinumero, Kaupunki. Esim: "PL123, 00012, CGI". Pilkkua ei saa käyttää osoitteessa muuhun kuin tietueiden erotteluun.

Käyttöohje

Laskun luonti kaupalta

Aloita laskun luonti valitsemalla kaupan valikosta (kolmen pisteen takaa) Create invoice:

image.png

Saat mahdollisesti seuraavanlaisen ilmoituksen:

image.png

Jatka valitsemalla Continue to the App. Laskutustietojen vahvistusikkuna aukeaa.

Käyttöohje

Laskutustietojen vahvistus ja lähetys

Yleistä

Laskutietojen vahvistusnäkymän tarkoitus on näyttää ja varmistaa laskutukseen lähetettävien tietojen oikeellisuus ja estää lähetys jos vaadittuja tietoja puuttuu. Mikäli laskun luonnin aikana tulee tarve päivittää Pipedriven kaupan tai Organisaation tietoja muista päivittää tämän jälkeen laskutusnäkymä painamalla Päivitä tiedot:

image.png

Laskutusasiakas

Tietolähteenä Netvisor (Manuaalinen)

Mikäli sovelluksen asetuksissa on määritelty asiakastietolähteeksi Netvisor (Manuaalinen), sovellus etsii laskutusasiakasta Netvisorista Pipedriven organisaation Y-tunnuksella. Mikäli asiakas löytyy näyttää laskutusasiakkaan tiedot seuraavan kaltaiselta:

image.png

Jos asiakasta ei löydy sovellus ilmoittaa siitä virheilmoituksella ja laskua ei voida lähettää:

image.png

Tässä tapauksessa asiakas on luotava Netvisoriin ennen laskun lähettämistä.

Tietolähteenä Pipedrive

Mikäli sovelluksen asetuksissa on määritelty asiakastietolähteeksi Pipedrive, sovellus etsii laskutusasiakasta Netvisorista Pipedriven organisaation Y-tunnuksella. Mikäli asiakas löytyy päivitetään asiakkaan tiedot annetuilla Pipedriven tiedoilla. Mikäli asiakasta ei löydy luodaan Netvisoriin uusi asiakas annetuille Pipedriven tiedoilla.

image.png

Jos kyseessä on uusi asiakas Y-tunnuksen kohdalla on merkintä Uusi ja sivun alalaidassa näytetään viesti uuden asiakkaan luomisesta:

image.png

Jos tiedoissa on puutteita kyseisen kentän kohdalla näytetään virheilmoitus ja laskua ei voi lähettää ennen tietojen täydentämistä:

image.png

Yhteyshenkilö

Kauppaan liitetty yhteyshenkilö siirtyy laskulle kohtaan Viitteemme:

image.png

Laskuehdot

Mikäli asiakas löytyy jo Netvisorista maksuehdoksi tarjotaan oletuksena Netvisorissa määritettyä asiakaskohtaista oletusmaksuehtoa, esim. 14 pv netto. Toissijaisena vaihtoehtona tarjotaan Netvisorin yleistä maksuehtoa (Company default)

Voit myös halutessasi määrittää eräpäivän itse:

image.png

Tuotteet

Tuotteiden eli laskurivien tiedot näytetään seuraavanlaisesti:

image.png

Mikäli kaupan tuotteelle on lisätty huomautus-kenttään tekstiä, lisätään se tuoterivin lisätiedoksi.

Tuotteen tuotekoodi on aina pakollinen tieto, ja sen mahdollisesta puuttumisesta ilmoitetaan virheilmoituksella:

image.png

Tietolähteenä Netvisor (Manuaalinen)

Jos laskutukseen yritetään lähettää laskua jolla on tuote jota ei löydy Netvisorista sen tuotekoodilla ja tuotetietojen tietolähteeksi on sovelluksen asetuksissa määritelty Netvisor (Manuaalinen), laskun lähetys epäonnistuu ja saat seuraavanlaisen virheilmoituksen:

image.png

Tämä johtuu todennäköisesti siitä, että Pipedriveen on manuaalisesti luotu tuote jota ei ole Netvisorissa. Tuote tulisi luoda ensin Netvisoriin josta se synkronoituu automaattisesti Pipedriveen, pyydä apua Pipedrive pääkäyttäjältä.

Tietolähteenä Pipedrive

Jos laskutukseen yritetään lähettää laskua jolla on tuote jota ei löydy Netvisorista sen tuotekoodilla ja tuotetietojen tietolähteeksi on sovelluksen asetuksissa määritelty Pipedrive, luodaan uusi tuote annetuilla tiedoilla Netvisoriin. Mikäli tuote löytyy, päivitetään tuotteen tiedot Netvisoriin annetuilla tiedoilla.

Sisäiset tiedot

Voit halutessasi lisätä laskulle sisäisen lisätiedon (esim. ohjeistus reskontraan) sille varattuun kenttään. Tämä tieto ei päädy laskulle, vaan on pelkästään sisäiseen käyttöön:

image.png

Lähetys

Kun olet tarkastanut laskun tiedot voit lähettää sen Netvisoriin valitsemalla Lähetä:

image.png

Onnistuneen lähetyksen jälkeen saat vahvistusilmoituksen:

image.png

Käyttöohje

Ilmoitukset

Kaupan Muistiinpano

Kun kauppa on lähetetty laskutukseen kaupalle luodaan asetuksista riippuen muistiinpano tai aktiviteetti josta ilmenee laskun luontipäivämäärä, summa ilman veroja sekä Netvisorin laskun numero:

image.png

image.png

On myös mahdollista että asetuksissa on määritetty ettei kumpaakaan luoda, ota tarvittaessa yhteyttä Pipedrive pääkäyttäjään.

Sähköposti-ilmoitus

Riippuen sovelluksen asetuksista on mahdollista että saat luodusta laskusta myös sähköposti-ilmoituksen. Pyydä Pipedrive pääkäyttäjältä lisätietoja sähköposti-ilmoituksen vastaanottajista:

image.png

Käyttöohje

Laskun uudelleen lähetys

Jos yrität luoda uutta laskua kaupalta jolta on jo kertaalleen lähetetty lasku Netvisoriin saat laskutustietojen vahvistusnäkymässä seuraavanlaisen ilmoituksen:

image.png

Voit kuitenkin halutessasi luoda kaupasta uuden laskun.

Asetusten muuttaminen asennuksen jälkeen

Pääset aina tarvittaessa takaisin sovelluksen asetuksiin miltä tahansa Pipedrive kaupalta valitsemalla kaupan valikosta Invoice Settings:

image.png

Tarkemmat tiedot eri asetuksista ja niiden merkityksestä löydät tämän ohjeen kohdasta Käyttöönotto ja asetukset

Huomaathan että asetuksia voi muuttaa vain Pipedriven yleinen pääkäyttäjä:

image.png

Tuotetietojen synkronoinnin manuaalinen käynnistys

Mikäli olet valinnut asetuksista käyttöönoton yhteydessä tai sen jälkeen tuotetietojen lähteeksi Netvisorin voit milloin tahansa käynnistää tietojen synkronoinnin manuaalisesti Tietolähteet -välilehdeltä sivun alaosasta:

image.png

Koekäyttö ja tilaus

Netvisor Pipedrive -sovellus tarjoaa ilmaisen 30 päivän koejakson. Jos haluat jatkaa lisäosan käyttöä koejakson jälkeen olethan yhteydessä myyntiimme. Voit myös helposti pyytää myyntiämme olemaan yhteydessä sinuun klikkaamalla kokeilujakso ilmoituksessa olevaa “Jätä yhteydenottopyyntö” linkkiä.

image.png

Asennuksen poisto

Mikäli haluat poistaa sovelluksen käytöstä, siirry Pipedrivessä oman profiilivalikkosi alta kohtaan Työkalut ja integroinnit:

image.png

Valitse kohdan Integraatiot -alta Markkinoiden sovellukset:

image.png

Klikkaa kolmea pistettä Netvisor sovelluksen kohdalla ja valitse Poista ja vahvista valinta:

image.png

HUOM! Sovellus on henkilökohtainen, eli vaikka yksi käyttäjä poistaa sovelluksen se ei poistu muilta sen asentaneilta käyttäjiltä. Sovelluksen asetukset säilyvät niin kauan kunnes sovellus on poistettu kaikilta käyttäjiltä. Kun sovellus on poistettu kaikilta käyttäjiltä poistetaan kaikki asennukseen liittyvät tiedot (rajapintatunnisteet, asetukset jne.) automaattisesti.


Usein kysyttyä

Miksen voi tehdä sopimuslaskutusta sovelluksen kautta?

Valitettavasti sopimuslaskutuksen ja palvelukorien käyttö ei ole mahdollista Netvisor ohjelmistorajapinnan kautta.

Voit kuitenkin käyttää laskutusmuotona myyntitilausta, jonka kautta tietoja on mahdollista siirtää Netvisorissa tilaukselta palvelukoriin. Katso kohta Laskun tyyppi

Koska sopimuslaskutuksen tekeminen ei ole mahdollista, ei myöskään Pipedriven kaupan tuotteiden kestoa huomioida laskua luodessa.

Julkaisuhistoria

2024.04.12 / 01

Parannettu toimivuutta PL osoitteiden tunnistamisessa

2024.03.25 / 01

Lisätty valinnaisen sisäisen viestin tuominen aktiviteetille/muistiinpanolle laskun luonnin jälkeen

2022.11.08 / 01

Parannettu Pipedriven osoite-kentän toimintavarmuutta tilanteessa jossa kentän Google Maps -haku ei palauta kaupunkia oikein, vaikka itse osoitekentän tekstissä se on näkyvissä. Lue lisää täältä.

2022.11.03 / 02

Lisätty mahdollisuus valita luodun laskun jälkeen jokin seuraavista toiminnoista, jossa tieto luodusta laskusta välitetään Pipedriveen:

Lue lisää täältä.

2022.11.03 / 01

Parannettu virheenhallintaa potentiaalisessa kirjautuneen käyttäjän sekoituksessa tilanteessa jossa käyttäjällä on pääsy useampaan Pipedrive ympäristöön

2022.11.01 / 01

Ensimmäinen julkaisu